مطالب علمی
تحليل علل ريشه‌ای (RCA) چيست (بخش سوم)؟ معيارهاي انتخاب راه‌کارهای پيشنهادی جهت مديريت خرابی
20 شهریور 1397معيارهاي انتخاب راه‌کارهای پيشنهادی جهت مديريت خرابی
هر فرد عقايد منحصر به فرد خود را داراست و در نتيجه ممکن است به راه‌کاري خاص يا راهکارهايي که خود پيشنهاد داده علاقه‌مندتر باشد، پس چه چيز اجراي يک راهکار را نسبت به راه‌کاري ديگر اولويت مي‌دهد؟ چگونه مي‌توان راهکارهايي را به عنوان راه‌کارهاي برتر براي پياده‌سازي اولويت‌بندي کرد؟ يا به عبارت بهتر، چه ويژگي‌هايي يک راهکار را نسبت به راه‌کاري ديگر به راه‌کاري موثرتر و کارآمدتر تبديل مي‌کند؟ مهم نيست که مسئله پيشامدمحور يا خرابی مورد بررسی چيست، مهم اين است که راهکار پيشنهادي "کار کند". اما اين واژه (منظور "کار کند") چندان روشن و واضح نيست و بايد شفاف‌تر شود. به همين دليل بايد معيارهايي براي شرح اين موضوع مشخص شود.
براي تعيين اين معيا‌رها بايد به اين پرسش پاسخ داد که "راهکار برتر چگونه راه‌کاري است؟".
تجربه نشان داده، چهار معيار به طور عمومي، معيارهاي مناسبي براي تفکيک راه‌کارها در اکثر مسايل محسوب مي‌شوند. اين چهار معيار عبارتند از:
- توانايي راهکار در جلوگيري از تکرار حادثه يا خرابي، که شامل توانايي راهکار در جلوگيري از حوادث و خرابي‌هاي مشابه در موقعيت‌هاي متفاوت نيز مي‌شود.
- در کنترل بودن راهکار. يعني بهتر است اجراي راهکار پيشنهاي چه به لحاظ هزينه و چه به لحاظ اختيارات و محدوديت‌هاي قانوني و موارد مشابه، هر چه بيشتر در کنترل کارگروه تحليل يا سازمان باشد.
- همراستايي راهکار با اهداف و مقاصد سازمان.
- راهکار پيشنهادي به خودي‌خود منجر به بروز مشکلاتي جديد در سازمان نشود يا هزينه‌هاي مستمر زيادي به مجموعه تحميل نکند.
تسهيلگر در حال جدال با مسئله‌ايست که قبلا رخ داده، پس جلوگيري از تکرار آن ضروريست. جلوگيري از تکرار به اين معني است که آن حادثه يا خرابي، بار ديگر، به واسطه روابط علت و معلولي مشابه و شناخته شده، اتفاق نيافتد. هر چيز غير از موضوع بيان شده، به معني عدم درک درست مسئله است. با اين حال ممکن نيست که بتوان به طور قطع، بعد از تحليل، جلوي تکرار مسئله را گرفت، زيرا تسهيلگر قادر نيست که تمام علت‌هايي که منجر به حادثه و خرابي شده را به درستي شناسايي کند، ضمن آن که هرگز هيچ راه‌کاري تضمين صد در صدي نمي‌دهد که جلوي تکرار مسئله گرفته شود. با اين حال مي‌توان راه‌کارهاي پيشنهادي را بر اساس نظر افراد خبره حاضر در تحليل به لحاظ توانايي در جلوگيري از تکرار مشکل تميز داد.
راه‌کارهاي منتخب بايد در کنترل سازمان باشند يا حتي بهتر است که در کنترل افراد حاضر در جلسه تحليل باشند. اگر چنين نباشد، راهکار پيشنهادي، به احتمال فراوان اجرا نخواهد شد. البته اين ويژگي از ويژگي‌هاي بشر است که علاقه‌مند به ارايه راه‌کارهايست که افرادي ديگر موظف به انجام آن هستند!!. در اصطلاح در بسياري موارد افراد علاقه‌مند هستند تا "توپ را به زمين ديگران بياندازند". اين جملات بارها در جلسات تحليل شنيده شده: اگر رئيس جمهور آن طور عمل مي‌کرد اين موضوع درست مي‌شد، اگر فلان ابرقدرت آن طور عمل مي‌کرد مشکل حل مي‌شد، اگر تحريم‌ها برداشته مي‌شد، مشکلات ما حل بود و ....
تمرکز بر راهکارهايي که اجراي آن‌ها در کنترل و توان مجموعه نيست، کاري جز اتلاف وقت نيست و نتيجه‌اي در بر ندارد. به همين دليل گفته مي‌شود که در کنترل بودن، معياري اساسي در انتخاب يک راهکار جهت اجرا است. در کنترل بودن، مواردي چون: هزينه اجرا، قوانين بالادستي، اختيارات قانوني، نياز به بهره‌گيري از منابع يا امکاناتي در خارج از مجموعه و ... را در بر مي‌گيرد. لازم به ذکر است که در حالت ايده‌آل در زمان تشکيل کارگروه تحليل، سعي مي‌شود که تمام افرادي که پياده‌سازي راه‌کارها در کنترل ايشان است و مسير پياده‌سازي از واحد ايشان عبور مي‌کند به تحليل دعوت شوند. اين کار تاثير عميقي در تسهيل روند پياده‌سازي دارد.
يکي ديگر از معيارهاي اساسي براي انتخاب راه‌کارهاي برتر، ميزان همراستايي راهکار پيشنهادي با اهداف و مقاصد سازماني است. براي مثال در بسياري از صنايع، هدف اصلي کسب درآمد و ايجاد ارزش است به همين دليل راه‌کارها مي‌بايست بر افزايش و بيشينه سازي ميزان بازگشت سرمايه متمرکز باشند. در مثالي ديگر، ممکن است سياست کلان در يک مجموعه کاهش نيرو يا عدم استخدام نيروي جديد باشد، بدين ترتيب اگر راهکار پيشنهادي براي جلوگيري از تکرار يک حادثه يا خرابي، توصيه به استخدام نيروي جديد نمايد، با اهداف کلان سازمان، همراستايي کاملي ندارد. در مسابقات فومول يک، هدف اصلي سرعت است، حال اگر يک راه‌کارِ تعميراتي براي افزايش کيفيت کار تعميرات در پيت شاپ، زمانبر باشد، به اهداف اصلي مجموعه ضربه مي‌زند. چنين راهکارهايي از امتياز کمتري در اولويت بندي اجرايي برخودارند.
در مواردي نيز، راه‌کارهاي پيشنهادي ممکن است خود، منجر به اختلال و مشکلاتي جديد در فرآيند کاري شوند. براي مثال افزودن سامانه هاي جديد به منظور کنترل يک فرآيند، ممکن است خود به دليل وقوع خرابي‌هايي جديد در سامانه، مشکلاتي را براي مجموعه ايجاد نمايد.
کليه راه‌کارهاي ارايه شده بايد در يک ليست مشخص فهرست شوند. سپس بر اساس سوالاتي که از قبل طراحي شده و مطابق معيارهاي تعيين شده، مورد ارزيابي قرار گيرند. براي اين کار تسهيلگر بايد پرسشنامه‌اي تهيه کرده و پس از تهيه فهرست راه‌کارها، پرسشنامه را به همراه فهرست و پاسخنامه در اختيار اعضاي کارگروه دهند. توصيه مي‌شود که فرآيند ارزيابي در جلسات کارگروه انجام شده و پر‌کردن پرسشنامه در خارج از جلسات کارگروه انجام نشود.
براي پر کردن پرسشنامه ارزيابي، بهتر است تسهيلگر هر راه کار را با صداي بلند بخواند و حداکثر يک الي دو دقيقه به گروه فرصت دهد تا در مورد راهکار اظهار نظر کرده و نظر خود را با ديگران و با ارايه دلايل به اشتراک بگذارد. سپس هر يک از اعضاي کارگروه بايد به طور مستقل نظر خود را در مورد سوالات در پرسشنامه وارد نمايد.
معرفی کتاب
